Planuojant konferenciją pirmas klausimas dažnai būna: kiek kainuos įgarsinimas? Tiksliam pasiūlymui neužtenka dalyvių skaičiaus. Reikia žinoti salę, programą, vienu metu kalbančių žmonių skaičių ir tai, ar įranga bus naudojama tik kalboms, ar ir vakarinei programai.
Salė ir programa svarbesnės už kolonėlių skaičių
Tokiam pačiam dalyvių skaičiui skirtingose salėse gali reikėti skirtingo sprendimo. Įtakos turi patalpos forma, klausytojų išdėstymas, atstumas nuo scenos ir akustika. Tiekėjui atsiųskite salės nuotrauką arba planą. Jeigu renginys vyks keliose erdvėse, pažymėkite jas visas.
Pranešimams svarbu aiškiai suprasti kalbą. Vakaro koncertui ar šokiams atsiranda kitoks garso poreikis. Todėl rytinė konferencija ir vakarinė šventė vienoje sąmatoje turi būti aprašytos atskirai, net jei naudojama dalis tos pačios technikos.
Kiek mikrofonų iš tikrųjų reikia?
Suskaičiuokite ne bendrą pranešėjų skaičių, o kiek žmonių kalbės vienu metu. Vienam pranešėjui, moderatoriui ir keturių žmonių diskusijai reikia skirtingo mikrofonų plano. Numatyti mikrofoną klausimams iš auditorijos taip pat verta iš anksto.
- Rankinis mikrofonas patogus vedėjui, trumpoms kalboms ir klausimams.
- Mikrofonas prie galvos leidžia pranešėjui judėti ir turėti laisvas rankas.
- Diskusijai reikia suplanuoti mikrofonų perdavimą arba atskirus mikrofonus kalbantiems dalyviams.
Mikrofonų ir kolonėlių išdėstymas bei sistemos sureguliavimas padeda mažinti grįžtamojo ryšio, vadinamo mikrofono cypimu, riziką. Vien garsumo didinimas tokios problemos neišsprendžia.
Už ką mokama pasiūlyme?
Sąmatoje atskirkite garso komplektą, mikrofonus, garso režisieriaus darbą, pristatymą ir montavimą. Patikrinkite, ar darbuotojas bus visą programą, kada prasideda įrangos įrengimas ir kada leidžiama ją išmontuoti. Jeigu norite tik nuomos, išsiaiškinkite, kas pajungs įrangą ir kas prižiūrės garsą.
Skaičiavimo pavyzdys vienai nuomos parai
Žemiau pateiktos katalogo pozicijos padeda suprasti skaičiavimo principą. Konkretų komplektą parenkame pagal jūsų salę ir programą. Transporto bazė šiame pavyzdyje neapima kilometražo, o montavimas neįtrauktas.
| Pozicija | Kiekis | Kaina be PVM |
|---|---|---|
| Garsiakalbių komplektas su stovais | 1 | 100,00 € |
| Bevielis mikrofonas | 2 | 60,00 € |
| Garso režisieriaus paslaugos | 1 | 300,00 € |
| Transporto nuoma | 1 | 50,00 € |
| Nuolaida įrangai 30 % | -48,00 € | |
| Suma be PVM | 462,00 € | |
| PVM 21 % | 97,02 € | |
| Iš viso su PVM | 559,02 € | |
Pavyzdžio kainos skaitomos iš to paties IGARSA katalogo kaip ir skaičiuoklėje. Tai preliminarus skaičiavimas vienai parai, ne konkrečios datos pasiūlymas.
Ką atsiųsti IGARSA?
Renginio datą, vietą, dalyvių skaičių, salės nuotraukas, programą ir vienu metu kalbančių žmonių skaičių. Parašykite, ar reikės skaidrių, vaizdo įrašų, muzikos arba grupės pasirodymo. Taip gausite pasiūlymą su aiškia komplektacija, o ne spėjimu pagal vieną skaičių.
LED ekrano nuomą pradėkite nuo klausimo: ką auditorija turi pamatyti? Skaidrėms su smulkiu tekstu, reklaminėms animacijoms ir koncertiniams vaizdams gali būti tinkami skirtingi sprendimai. Vien ekrano plotas nepasako, ar turinys bus patogiai matomas.
Kur stovės ekranas ir auditorija?
Tiekėjui pateikite scenos plotį, salės planą ir artimiausios bei tolimiausios žiūrovų eilės vietą. Svarbi ir aplinkos šviesa. Ekraną prie didelių langų, lauko sceną ir užtemdytą salę reikia įvertinti atskirai. Parašykite, ar renginys vyks patalpoje, ar lauke; patalpoms skirta įranga neturi būti automatiškai laikoma tinkama lauko sąlygoms.
Ką pasakyti apie rodomą turinį?
Jeigu vyraus prezentacijos, atsiųskite skaidrių pavyzdį. Jei bus filmai ar animacijos, nurodykite jų formatą. Pasakykite, ar planuojamas tiesioginis kameros vaizdas, nuotolinis pranešėjas ir keli vaizdo šaltiniai. Šie poreikiai lemia ne tik ekraną, bet ir valdymą bei operatoriaus darbą.
Pranešėjui gali reikėti atskiro ekrano, kad jis matytų skaidres neatsisukdamas į auditorijai skirtą ekraną. Tokį poreikį įtraukite į užklausą, nes pagrindinis LED ekranas jo savaime neišsprendžia.
LED ekranas, televizorius ar projektorius?
Mažesnei auditorijai ar registracijos zonai gali pakakti televizoriaus. Didesnės scenos vaizdui galima svarstyti LED ekraną. Projektoriui reikia įvertinti aplinkos šviesą, projekcijos paviršių ir įrangos pastatymo vietą. Geriausias pasirinkimas priklauso nuo konkrečios erdvės ir turinio, todėl nebūtina kiekvienam renginiui rinktis didžiausio ekrano.
Kas turi būti įtraukta į ekrano nuomos kainą?
- Ekrano dydis ir komplektacija.
- Pastatymo arba pakabinimo konstrukcija.
- Vaizdo valdymas ir reikalingos jungtys.
- Pristatymas, surinkimas ir išmontavimas.
- Operatoriaus darbas, jeigu reikia valdyti programą.
Atskirai patikrinkite, kas paruoš turinį. Logotipo parodymas ir animuoto vaizdo kūrimas yra skirtingi darbai. Sąmatoje turi būti aišku, ką paruošiate jūs ir ką atliks techninė komanda.
Ką paruošti prieš užsakant?
Atsiųskite datą, vietą, auditorijos išdėstymą, scenos nuotrauką ir turinio pavyzdį. Informuokite apie elektros prieigą bei montavimo laiką. Ekrano užimtumą ir galutinę komplektaciją patvirtiname gavę renginio informaciją.
Du techniniai pasiūlymai su panašia galutine suma gali apimti skirtingus darbus. Viename numatytas montavimas ir operatoriai visai programai, kitame – tik įrangos nuoma. Palyginimą pradėkite nuo darbų apimties, o tada vertinkite kainą.
Suskirstykite renginį į etapus
Užrašykite montavimo laiką, repeticiją, oficialiąją dalį, koncertą ar DJ programą ir išmontavimą. Kiekvienam etapui pažymėkite reikalingą garsą, vaizdą ir apšvietimą. Įmonės renginyje technika gali būti reikalinga ir registracijai, ir konferencijai, ir vakaro programai; šios erdvės neturi dingti iš sąmatos.
Penki biudžeto blokai
- Garsas: pagrindinė sistema, mikrofonai, pultas ir prijungimas.
- Apšvietimas: pranešėjų matomumas, scenos vaizdas, salės akcentai ir šokių erdvė.
- Vaizdas: ekranai, vaizdo valdymas ir programai reikalingi papildomi monitoriai.
- Personalas: garso, šviesų bei vaizdo operatoriai ir technikai.
- Logistika: pristatymas, montavimas, išmontavimas ir konstrukcijos.
Jeigu reikalinga pakyla arba koncertuoja grupė, pateikite scenos planą ir atlikėjo techninius reikalavimus. Grupės pasirodymui skirta technika nebūtinai sutampa su DJ arba pranešimų komplektu.
Kaip sutaupyti nesumažinant pagrindinės kokybės?
Pirmiausia apibrėžkite, kas programai būtina. Aiškiai girdima kalba ir matomas turinys konferencijoje turi pirmenybę prieš dekoratyvius efektus. Prašykite pagrindinio varianto ir atskirai įkainotų papildymų. Galima mažinti dekoratyvių šviestuvų skaičių ar keisti vaizdo sprendimą, tačiau reikalingą operatoriaus darbą reikia vertinti pagal programą.
Pasakykite biudžeto ribą. Ji leidžia pasiūlyti realų sprendimą ir paaiškinti, ką galima atlikti už numatytą sumą. Vienodas procentinis rezervas visiems renginiams nėra būtinas: geriau konkrečiai aptarti galimus programos, laiko ar transporto pakeitimus.
Ką patikrinti prieš patvirtinant?
Ar kaina nurodyta su PVM? Kiek nuomos parų įtraukta? Ar sumontavimas, transportas ir išmontavimas įskaičiuoti? Kiek valandų dirbs operatoriai ir kaip bus įkainotas pratęsimas? Kas atsakingas už turinio paruošimą? Į šiuos klausimus turi atsakyti pats pasiūlymas arba jo paaiškinimas.
Nuo ko pradėti?
Paruoškite vieną renginio aprašymą ir tą pačią informaciją pateikite visiems tiekėjams. IGARSA pasiūlymą galima pradėti nuo katalogo pasirinkimų, tačiau galutinį techninį sprendimą ir užimtumą patvirtiname pagal jūsų programą.
DJ pasirinkimą įmonės renginiui pradėkite nuo vakaro programos. Ar reikia tik šokių, ar ir foninės muzikos, apdovanojimų akcentų bei vedėjo pristatymų? Šie dalykai lemia pasiruošimą, darbo laiką ir technikos poreikį.
Papasakokite apie auditoriją
Nurodykite dalyvių skaičių, renginio tikslą ir muzikos lūkesčius. Tarptautinei komandai, klientų vakarui ir darbuotojų šventei gali tikti skirtingas repertuaras. Vietoje labai ilgo privalomų dainų sąrašo aptarkite pageidaujamas kryptis, kelis svarbius kūrinius ir muziką, kurios norite vengti.
Jeigu programoje numatyti išėjimai į sceną, apdovanojimai ar bendras finalas, suderinkite konkrečius muzikinius akcentus su vedėju. Medžiagą geriau paruošti iki renginio, o ne ieškoti paskutinę minutę.
DJ paslauga ir garso technika
Išsiaiškinkite, ar pasiūlyme yra tik DJ darbas, ar ir garso bei apšvietimo komplektas. Jei renginys vyksta keliose salėse, konferencijos ir šokių erdvėms gali reikėti atskirų sistemų. DJ pultas savaime neapima visų pranešėjų mikrofonų, grupės įgarsinimo ar vaizdo valdymo.
Praneškite, ar pasirodys grupė, atlikėjas arba kitas DJ. Reikia suderinti prijungimą, scenos vietą ir programos perėjimus. Taip iš anksto aišku, kas už ką atsakingas.
Kas lemia DJ paslaugos kainą?
Darbo pradžia ir pabaiga, pasiruošimo apimtis, renginio vieta bei techninis komplektas. Paprašykite atskirai nurodyti pratęsimo sąlygas. Taip pat suderinkite atvykimą, pasiruošimo laiką ir tai, kada bus galima išvežti įrangą.
Palyginkite vienodos apimties pasiūlymus. Ilgesnis vakaras su pristatymu, mikrofonais ir šviesomis nėra toks pats užsakymas kaip kelių valandų pasirodymas jau paruoštoje erdvėje.
Ką atsiųsti užklausai?
- Renginio datą, vietą ir dalyvių skaičių.
- Programą bei pageidaujamą DJ darbo laiką.
- Informaciją apie vedėją ir kitus atlikėjus.
- Muzikos kryptis bei svarbiausius vakaro akcentus.
- Ar reikalingas garsas, apšvietimas, pakyla ar ekranas.
IGARSA užklausoje galima derinti DJ ir techninį aptarnavimą. Galutinę kainą bei datos užimtumą patvirtiname įvertinę visą renginį.
Užklausa „reikia garso ir šviesų“ neleidžia patikimai įvertinti darbų. Net trumpas, bet konkretus renginio aprašymas padeda greičiau gauti tinkamą pasiūlymą. Šią atmintinę galite naudoti konferencijai, įmonės šventei ar koncertinei programai.
1. Data, vieta ir laikas
Nurodykite tikslią datą, adresą ir erdvės pavadinimą. Atskirai parašykite, nuo kada galima montuoti, kada prasideda programa ir kada leidžiama išmontuoti. Jeigu įranga turi likti per naktį arba kelias dienas, įtraukite visą laikotarpį.
2. Auditorija ir erdvės
Kiek žmonių dalyvaus? Ar jie sėdės eilėmis, prie stalų, ar judės po erdvę? Ar bus viena salė, ar kelios zonos? Pridėkite planą ir nuotraukas. Lauko renginiui nurodykite dangą, numatomą technikos apsaugą ir turimą elektros prieigą; detales suderinsime su vietos atsakingu asmeniu.
3. Programa ir pranešėjai
Pakanka preliminarios eigos: registracija, pranešimai, diskusija, apdovanojimai, atlikėjai, DJ. Pažymėkite, kiek žmonių kalbės vienu metu, ar reikės klausimų mikrofono, vaizdo įrašų ir nuotolinių pranešėjų. Jei programą rengia vedėjas, pridėkite jo kontaktą arba techninį kontaktinį asmenį.
4. Atlikėjo techniniai reikalavimai
Jei koncertuos grupė, paprašykite jos techninio raiderio – garso, scenos ir kitų poreikių sąrašo. Pridėkite scenos planą ir prijungimų informaciją, jeigu ją turite. Vien atlikėjo pavadinimas neatstoja konkretaus reikalavimų dokumento. Nepilną informaciją galima papildyti, bet svarbu iš anksto žinoti, kas ją pateiks.
5. Skaidrės, vaizdas ir apšvietimas
Aprašykite, ką rodysite ekrane ir kas paruoš turinį. Nurodykite, ar reikia pranešėjo monitoriaus, LED ekrano, televizoriaus ar vaizdo valdymo. Apšvietimui atskirkite pranešėjo matomumą, scenos vaizdą, dekoratyvią salės šviesą ir šokių programą.
6. Biudžetas ir kontaktas
Parašykite biudžeto ribą ir pažymėkite, ar ji su PVM. Įvardykite privalomus elementus ir papildymus, kurių galima atsisakyti. Nurodykite vieną žmogų, galintį suderinti programos bei techninius klausimus.
Trumpas užklausos šablonas
Renginio data ir vieta:
Dalyvių skaičius ir erdvės:
Montavimo bei programos laikai:
Pranešėjai, vedėjas ir atlikėjai:
Garso, šviesų, ekrano ir pakylos poreikiai:
Biudžetas su PVM / be PVM:
Atsakingo žmogaus kontaktai:
Net jei dar nežinote tikslios komplektacijos, pateikite turimą informaciją. IGARSA padės suformuoti techninį sprendimą. Skaičiuoklė ir katalogas leidžia pradėti preliminarų skaičiavimą, o galutinį pasiūlymą patiksliname pagal programą ir užimtumą.