Konferencijos technikos atmintinė

Nurodykite renginio vietą, žmonių skaičių, salės matmenis ir kėdžių išdėstymą. Pridėkite salės planą ar nuotraukas. Aprašykite, ar yra scena, tribūna ir jau sumontuota garso ar vaizdo sistema.

Svarbu žinoti, kas sėdės arčiausiai ekrano ir kas bus toliausiai nuo pranešėjo. Jeigu erdvė didelė ar padalyta, vienos kolonėlių poros gali neužtekti tolygiam girdimumui. Sprendimą reikia vertinti pagal konkretų planą.

Pateikite pranešimų, diskusijų ir pertraukų laikus. Suskaičiuokite vienu metu scenoje esančius kalbėtojus. Pažymėkite, kurie pranešėjai judės ir kuriems svarbios laisvos rankos.

Numatykite klausimus iš salės: mikrofono perdavimą, moderatoriaus veiksmus ir tam skirtą laiką. Nuotolinius pranešėjus, įrašymą bei transliaciją nurodykite atskirai, nes jie keičia techninę apimtį.

Pasakykite, ar bus skaidrės, video su garsu, logotipai ar keli skirtingi vaizdo šaltiniai. Nurodykite failų formatus ir pageidaujamą ekrano vietą. Jei nežinote reikalingo dydžio, pradėkite nuo salės plano.

Surinkite galutines prezentacijas iki sutarto termino. Patikrinkite šriftus, video failus ir vaizdo proporcijas. Skirkite laiko realiam bandymui ekrane: kompiuteryje aiškiai atrodantis smulkus tekstas salėje gali būti sunkiai įskaitomas.

Suderinkite, kada galima įnešti techniką, pradėti montavimą ir atlikti garso bei vaizdo patikrą. Su vietos administratoriumi aptarkite elektros pajungimus, transporto privažiavimą ir demontavimo laiką.

Lygindami pasiūlymus tikrinkite ne vien bendrą kainą. Peržiūrėkite mikrofonų kiekį, ekrano dydį, operatorių darbo valandas, transportą, montavimą, PVM ir papildomo darbo sąlygas. Skirtingos apimties pasiūlymai nėra tiesiogiai palyginami.